¿Te toca conducir una reunión? No te salgas del guion

Las reuniones son uno de esos momentos que puede hacer avanzar a marchas forzadas la ejecución de un proyecto… o hacer que el equipo de una organización pierda el foco, el tiempo y su propósito por completo. Por eso, si te toca liderar o conducir una reunión, es importante tener claro esas palancas que puedes accionar para conseguir que sea realmente eficiente y productiva.

En Resulta2 hemos hablado bastante de reuniones, de cómo conseguir que sean realmente provechosas, de involucrar a todo el equipo de tu empresa u organización para que aporten y -como no- de cómo prevenir esa fatiga por zoom que todos hemos sufrido desde que las reuniones virtuales -muy útiles bien planteadas, por otra parte- son parte de nuestro día a día.

Por eso, si eres el encargado de liderar una reunión, aquí te traemos una serie de tips y buenas prácticas que seguramente hagan que mejoren la fluidez y sobre todo la eficacia de las mismas.

Empecemos:

¿Qué significa el rol de líder en una reunión? Importante planteárselo primero

Normalmente son los directivos o gerentes los que toman el rol de líder en una reunión por defecto. O, en otros casos, el responsable del proyecto o área sobre el que se trata el encuentro.

Esto puede estar muy bien para algunos casos:

• Cuando el líder de un equipo dirige una reunión con clientes y otros empleados de la empresa en la que sirve de nexo de unión.
• Cuando el responsable de un proyecto del que trata esa reunión debe tener un peso específico.
• O cuando un directivo convoca una reunión por un asunto de urgencia.

Pero ojo, hay otras mucha veces en las que no. En Resulta2, tanto con nuestros clientes como en nuestro blog, hemos fomentado muchas veces repensar los roles de una reunión. Es decir, quitarnos el piloto automático de que la persona con mayor responsabilidad debe ser quien la lidere.

En una reunión es bueno trabajar con varios roles, como una persona encargada de controlar los tiempos y que no se pierda el foco de los asuntos a tratar, otra que se dedique a dar feedback como si prácticamente tomara el papel de estar fuera de la organización, alguien que se dedica a apuntar ideas que pueden perderse, y, como no, el director de orquesta, dinamizador o líder de la reunión.

Eso sí, en reuniones rutinarias, de actualización de proyectos, este rol de director no tiene porque recaer siempre en la misma persona. En Resulta2 hemos probado que intercambiar dinámicas puede ser muy positivo en todos los sentidos, y también en las reuniones. Puede ser un pequeño cambio de punto de vista que haga que salgan nuevas ideas a la luz.

Fomentar estos roles y también rotar el de director puede ser una buena manera de fomentar la motivación

Más aún cuando estamos hablando de reuniones online, en la que algunos miembros del equipo pueden estar realizando labores multitarea. Fomentar estos roles y también rotar el de director puede ser una buena manera de fomentar la motivación.

El guion: los cimientos de una reunión eficiente

La cruda realidad es que a la mayoría de los miembros del equipo a veces no les gustan las reuniones porque rompen su ritmo de trabajo. Pero esto se debe también a que las reuniones suelen ser desorganizadas, mal gestionadas y en el peor de los casos una pérdida de tiempo.

Las reuniones suelen programarse y celebrarse sin un orden del día, un objetivo y un calendario claros. Y eso es lo primero que tienes que solucionar ANTES de la reunión.

Elabora un guion en formato de escaleta con los puntos a tratar y asigna un tiempo estimado a cada uno para que no se pierda el foco. En cada uno de esos puntos, y de forma global para la reunión, debes tener siempre presente el ‘para qué’ de esa reunión, el propósito último: el asunto a solucionar.

Unas reuniones buenas y eficaces, bien pensadas y planificadas, pueden mejorar la colaboración del equipo, aumentar la confianza entre él y abordar necesidades cruciales del proyecto.

Y una vez planteado esto, vayamos con los tips para dirigir una reunión eficiente de la que salir con la sensación de que ha sido productiva

Consejos y buenas prácticas para conducir reuniones eficientes

Por lo tanto, es importante que sigas una serie de prioridades y consejos que te dejamos aquí abajo. A nosotros nos ha funcionado al incentivarlas en nuestros clientes y en nuestra propia organización:

1. Planifica con antelación los puntos a tratar y problemas a abordar. Las reuniones productivas requieren una planificación eficaz. Esto se aplica a todas las reuniones, no solo a las semanales, quincenales o recurrentes, también a las espontáneas si es posible.
2. Establece un guion y marca unos tiempos para cada tema. Como hemos adelantado antes, establece la estructura de la reunión con un orden del día claro. Ojo, el orden del día no tiene que ser un documento gigantesco.
3. En reuniones periódicas, distingue entre lo importante y lo urgente. Si mantienes reuniones regulares con tu equipo, como semanales o quincenales, es importante distinguir entre estos dos conceptos. ¿Hay algo que corra mucha prisa solucionar? De acuerdo, valorémoslo así. Pero eso no debería quitarnos la vista de lo importante, como priorizar procesos y mejoras a largo plazo. De no ser así, esos objetivos acaban en el oscuro cajón de los temas que siempre se quedan sin tratar.
4. Haz (y apunta previamente si es necesario) las preguntas adecuadas. Dependiendo de tu equipo y del motivo, propósito y objetivo de la reunión, asegúrate de hacer una lista de preguntas concretas que ayuden a ir al meollo del tema.
5. Si necesitas material, por supuesto, tenlo antes. Y no hablamos de reuniones con pizarras blancas donde sentar cátedra, sino de algo tan simple como tener los documentos de consulta preparados y avisar al equipo de que también los tenga o les haya echado un vistazo previo.
6. Encárgate de que quede todo documentado. Ya sea por ti mismo si puedes tomar notas o por una persona que tome ese rol, como hemos comentado anteriormente… ¡Cuántas soluciones se han perdido en reuniones en las que se pasaba de un tema a otro sin anotar nada!
7. Pide opiniones. Muchos jefes de equipo olvidan o se saltan este paso, pero es uno de los más importantes. Si se pide a los miembros del equipo que den su opinión sobre las reuniones, se puede mejorar el formato y la estructura de las mismas y la forma de enfocarlas, lo que puede motivar y comprometer a los miembros del equipo a participar más en las siguientes.

Recuerda que las reuniones eficaces tienen siempre una correlación directa en los resultados, en la optimización de procesos y también en el bienestar laboral de todos los miembros de una organización. En Resulta2 llevamos años ayudando a grandes empresas pero también pymes a mejorar procesos como las reuniones que redundan en una mejor calidad y cultura laboral.

Si después de este post quieres que te contemos más, estaremos encantado de charlar contigo sobre tu organización.