Todos estaremos de acuerdo en que el tiempo es lo más valioso que tenemos. También en nuestras empresas y organizaciones. La productividad, no se trata de trabaja más, sino de forma más eficiente para crear ventanas en las que podamos plantearnos objetivos estratégicos, primar lo importante por encima de lo urgente y, en definitiva, concluir nuestras tareas de forma óptima para, precisamente, liberar más tiempo. Esto sin embargo no es una tarea fácil, como sabe cualquier autónomo, empleado, pequeño empresario o directivo. El día a día a menudo nos pasa por encima. Pero si a ello además le sumamos no saber distinguir y controlar a esos ‘ladrones de tiempo’ que aparecen cada poco tiempo, todo se puede complicar aún más.
En las siguientes líneas vamos a hablar precisamente de los ladrones de tiempo a los que debe enfrentarse cualquier empresa o trabajador. Saber reconocerlos, y poner límites que intenten minimizarlos nos ayudará a tener como decimos más tiempo para lo verdaderamente importante. Por lo tanto, vamos a conocerlos y meterlos entre rejas.
¿Qué son los ladrones del tiempo?
El propio término se explica por sí mismo: todo aquello que nos quita minutos o a veces incluso horas del foco de lo que queremos sacar adelante. Aplicado al mundo laboral, son todas aquellas interrupciones pero también entornos o dinámicas que poco a poco acaban ganándonos la partida.
No se trata aquí solo de procrastinar o dejar tareas para el día siguiente. Esa es muchas veces la consecuencia precisamente de no saber cómo afrontar estos ladrones de tiempo en tu organización. Mantenerlos alejados, pero también -y repetimos porque merece la pena- ser conscientes de que existen y que algunas veces serán inevitables, nos harán mejores profesionales y muchas veces ayudarán a alguien en particular o a toda una estructura de trabajadores a estar más motivado por acabar sus tareas de forma efectiva.
Los 4 mayores ladrones del tiempo en el trabajo y cómo ponerles coto
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Reuniones mal planificadas y poco concretas
Las reuniones poco efectivas son uno de los mayores ladrones del tiempo a los que se enfrenta cualquier profesional. Todos hemos sufrido -y varias veces- que una reunión que debería durar 30 minutos se alarga por encima de una hora porque se comienzan a abordar temas que no eran los que tocaba. Tanto si son presenciales, como en la actualidad que en la mayoría de casos son por videollamada.
A ello se suma además algo que la gente que de por sí detecta estos problemas sabrá reconocer: hay gente a la que le encantan las reuniones. Explayarse en temas muy lejanos del problema que se tenía que solucionar o aprovechar para comentar o preguntar temas personales. Cuando nos encontramos con un perfil así, hay que ser consciente de que aporta también su parte para rebajar la frialdad que puede tener una reunión, pero debemos saber también coger las riendas y redirigir hacia el tema a tratar.
Tip para reducir este ladrón del tiempo: Inicia las reuniones con un guion, un tiempo límite y si es posible, con alguien encargado de hacer como una especie de ‘moderador’. Aquí te dejamos varios consejos para tener reuniones efectivas.
Teléfonos, notificaciones y redes sociales
Nada nuevo bajo el sol. Vivimos por suerte y por desgracia pegados a unos dispositivos que son una de las mejores herramientas de trabajo de la historia, pero que a su vez son un pozo sin fondo de distracciones.
Las notificaciones de los teléfonos tienen gran parte de culpa de esto. Dejando a un lado las redes sociales -en las que cada uno debe disciplinarse para no perder el tiempo o, si ve que le es muy complicado, tomar medidas como trabajar con otro teléfono o bloquear su uso en periodo de trabajo-, existen también las propias notificaciones de chats o correo de trabajo.
Por lo tanto es importante que dentro de la propia organización se reconozca que este problema existe y que si alguien no contesta en un periodo de 10 o 15 minutos es seguramente por el bien de la propia empresa: seguramente esté enfocado en acabar una tarea que prefiere no interrumpir.
Tip para reducir este ladrón del tiempo: Siempre que sea posible, intenta marcar un horario para revisar el mail, y si eres el responsable de una empresa, quizá te interesaría organizar una formación constructiva sobre cómo minimizar las notificaciones e informarte sobre herramientas de trabajo y comunicación asincrónicas.
El ‘ratito’ del café
El café es bueno y cuenta con grandes amantes y beneficios positivos: aumenta tu energía y mejora tu estado de ánimo. Pero, ¿por qué nadie habla de cómo ese cafecito nos roba a veces tan hábilmente el tiempo? Las reuniones en la máquina de café no son especialmente breves, ¿verdad? Hay veces que se alargan demasiado.
Y bueno, no tiene por qué ser malo en sí mismo, pero el problema es si el tiempo empleado en esa charla de café luego te hace agobiarte porque no consigue finalizar tus tareas.
Tip para reducir este ladrón del tiempo: pásate al té. No, es broma. Pero intentemos controlar entre todos cuando este tipo de reuniones en torno al café van en nuestra contra.
Decir sí a todo
Si sonríes y respondes «sí» a todas las peticiones sobre si te puedes hacer cargo de una tarea que en principio no te corresponde, probablemente no tengas tiempo para realizar las tuyas. Esto puede hacerte ser un gran compañero, pero cuando un trabajador se ve con una tonelada de trabajo que en parte no le corresponde, a la larga puede ser el causante de irritación y malos entendidos.
Tip para reducir este ladrón del tiempo: Antes de ofrecer tu ayuda a otra persona, piensa si realmente tienes tiempo para ello. Si no dispones de él, hay otras vías para ayudar que no pasan por asumir esa tarea, como invitarle a contar en la organización que tiene demasiada carga de trabajo para que alguien que esté más libre pueda ayudarle.
¿Tenías identificados estos ladrones del tiempo? ¿Consigues mantenerlos a raya? En Resulta2 llevamos más de 10 años ayudando a muchas empresas a realizar esa transformación cultural corporativa que en gran medida pasa por optimizar procesos como los que hemos nombrado hoy. Si los ladrones de tiempo andan libres en tu organización, puedes contactarnos para ayudarte.
