Cuaderno de aprendizaje

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Algunos tips para optimizar las reuniones virtuales

reuniones virtuales eficientes

Lectura 1:40min, si te dispersas 1:50min.

Si hay un segundo tema más en boca de todos y todas estos días después del coronavirus, ese es el del teletrabajo y cómo está afectando a los empleados y empleadas, a las estructuras de empresa, a la conciliación laboral/personal, etc.

En Resulta2 llevamos muchos años trabajando en remoto con nuestros colaboradores/as y sabemos bien que una reunión online tiene muchos puntos en común con una presencial, ya que detrás de la pantalla sigue habiendo personas.

En el post de hoy os queremos mostrar algunas ideas para optimizar esas reuniones por skype, zoom, hanhgout, etc. que tendréis estos días y semanas (esperemos que no más…) de forma transitoria o que ya hacíais de forma habitual en vuestro trabajo.

Nos centraremos en el compromiso, y cómo este combate la distracción y la distancia física con éxito.

Ayudas para reforzar el compromiso de tu equipo

Para empezar, si tenemos que estar en una reunión es porque queremos, porque sabemos que nos aportará valor o porque lo aportaremos nosotros.

  • Deja claro siempre el para qué estamos los que estamos en esta reunión virtual.

La mayor amenaza al compromiso en las reuniones virtuales es que los miembros del equipo sean meros observadores, a veces, inconscientemente. Promueve que sea más un pin pon que un monólogo.

  • Asegurar la participación pero con valor y voluntaria durante la reunión virtual.
  • Mantén a las personas activas, que no pasen más de 5 minutos sin participar.
  • Haz preguntas, anima a participar, a proponer ideas, a compartir información, a dar opinión, etc.

Evita que la gente se desresponsabilice. Si todos somos responsables, entonces nadie se siente responsable. ¿Cómo hacerlo? Dando a las personas funciones en las que puedan participar activamente para no dar lugar a esconderse.

  • Asigna roles que puedan cumplir, como controlar el tiempo o tomar notas.
  • Los roles nos mantienen activos y presentes.

En las reuniones virtuales nos cuesta más mantener y captar la atención.

  • Haz un gancho antes de empezar la reunión, capta su atención con alguna pregunta para que deseen continuar.
  • No te olvides de recordar el para qué.

Intenta aumentar la concentración de los asistentes. Aquí funciona el «Menos es más».

  • Si hay presentaciones (power point, prezi, etc) que sean cortas y breves.
  • Presentaciones con la menor cantidad de diapositivas posible.

Apóyate en la tecnología, usa las vídeo conferencias y las múltiples funciones que ofrecen hoy las herramientas. Intenta que todos puedan verse a través del vídeo, pero adáptate a quienes solo puedan usar el audio.

  • Prueba las herramientas que vais a usar.

¡Y recuerda prepararte tú y preparar bien la reunión antes para obtener resultados!

 

Federico Caputi, socio consultor en Resulta2. Puedes contactarme también en mi perfil de LinkedIn aquí.

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