En poco más de año y medio los espacios de trabajo y nuestra concepción sobre ellos han dado un cambio radical. El teletrabajo ha pasado de ser una opción que solo adoptaba un porcentaje muy pequeño de los trabajadores a ganar muchísima más cuota. Y ahora, tras la pandemia por COVID-19, parece evidente que parte de estas nuevas configuraciones han llegado para quedarse. Eso es lo que se denomina trabajo híbrido: la posibilidad de que los miembros de una organización se dividan entre estar en la oficina, en sus casas, o en cualquier parte del mundo. Un nuevo reto organizacional en muchos aspectos, como por ejemplo, en las reuniones.
Los líderes y directivos en esta nueva realidad tendrán que asegurarse de que todos los empleados -independientemente de dónde trabajen- se sientan incluidos y parte de la organización. A continuación vamos a explicar cómo la tecnología, pero sobre todo también las buenas dinámicas pueden ayudar a tener reuniones efectivas también en un entorno híbrido, donde algunos participantes estén en la oficina y otros conectados por videoconferencia.
1. Antes de empezar, no veamos la tecnología como un añadido, sino como parte del proceso
Las herramientas y la infraestructura tecnológica que utilicen las organizaciones tendrán que garantizar que todos los empleados -dondequiera que trabajen- se sientan productivos, comprometidos e incluidos.
Como líder, puedes aprovechar la tecnología para facilitar reuniones que no solo sean efectivas, sino también inclusivas. Ver el uso de software como una complicación o algo artificial es una postura equivocada en el sentido en el que, tarde o temprano, se van a convertir en una parte fundamental del día a día de nuestra organización, y por lo tanto en naturales.
2. En las reuniones híbridas, haz lo mismo que en las presenciales para que sean eficaces
Al celebrar una reunión, si queremos que sea efectiva, como ya hemos hablado alguna vez en nuestro blog, podemos seguir los siguientes pasos:
- Partamos de un orden del día común para todos los asistentes (con antelación, si es posible) y, sobre todo, sigámoslo durante el transcurso de la reunión.
- Centrémonos en los resultados. Como facilitador de la reunión (si tenemos ese rol), debemos mantener el debate encauzado y evitar la pérdida de tiempo.
- Hagamos un seguimiento de las decisiones clave o de los próximos pasos y comuniquémoslo a todos los que deban saberlo (aunque no hayan asistido).
- Tengamos reuniones vivas. El resultado de una reunión variará en función del tema, el debate y los participantes. Esté abierto a cambiar su enfoque alguien (o algo) puede ayudar a conseguir una reunión más eficaz la próxima vez.
Ahora sí, sabiendo todo esto, vayamos con algunas claves específicas para las reuniones en un entorno de trabajo híbrido.
3. Facilitemos la tecnología necesaria o las instrucciones para llevarla a cabo
Asegurémonos de que todo el mundo tiene claro qué software usar y cómo hacerlo. Crear un manual inicial puede ser de gran ayuda. Además de las llamadas de voz o vídeo, utilicemos las funciones de chat y las herramientas de pizarra para que todos los empleados puedan contribuir de la forma que más les convenga.
Pidamos opiniones sobre qué herramientas funcionan mejor. Conocer las preferencias de tus empleados sobre cómo quieren comunicarse durante una reunión puede ayudarte a generar una reunión más eficaz.
4. Creemos el rol del delegado tecnológico
A raíz de lo anterior, y al igual que hay distintos roles para una reunión presencial, en una reunión híbrida está bien tener una persona que se encargue exclusivamente de los aspectos tecnológicos. Solucionar dudas, solventar posibles problemas que puedan surgir… Que sea esa persona a la que se puede acudir ante un fallo técnico.
5. Si es posible, adapta a tamaño real las videollamadas
Quizá no sea 100% necesario, pero puede ser una buena opción en un entorno híbrido perenne. Algunas empresas como Microsoft están por ejemplo trabajando ya con entornos de reuniones con pantallas verticales en lugar de verticales que permiten ver como un busto completo a las personas que está en remoto, para así no tener que conjugar la diferencia de tamaño entre las personas que están de forma presencial y los que pueden estar por una pantalla más o menos pequeña.
6. Con las reuniones híbridas hay que repetirse la pregunta: ¿es necesaria esta reunión?
Y quizá más que nunca, ya que el entorno digital nos ha enseñado de lo importante que es tener también un buen sistema de comunicación asíncrona, como mails o herramientas como Slack, donde no es necesario parar la actividad de nadie por conseguir una respuesta.
Y no olvides preguntar por la eficacia de la reunión. Es decir, podemos establecer como buenas prácticas preguntarnos al final de cada reunión: ¿Qué haría que la próxima reunión fuera más productiva? O, ¿ha sido verdaderamente necesaria?
En resumen, las reuniones híbridas nos ponen frente a problemas similares a las presenciales o las realizadas por videollamada, pero con el rozamiento extra que puede suponer un cambio de contexto continuo entre mantener conversaciones con personas en remoto y otras que están a nuestro lado.
Como siempre, tener una cultura laboral y organizativa asentada, que fomente las sinergias y la proactividad, supone tener mucho andado en cualquier organización ante retos como este.
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