Cuaderno deaprendizajes

El blog de Resulta2

Aprende a diferenciar entre lo urgente y lo importante (y cómo de vital es implantarlo en tu organización)

Vivimos y trabajamos en un mundo de exigencias constantes y competitivas. Lo que no es para hoy debía ser para ayer, y todos en alguna ocasión hemos contribuido a crear esas rueda que es directamente contraria a conseguir buenos resultados en nuestra organización. De ahí, que ser capaces de priorizar pero también educar en cómo priorizar a nuestro equipo sea algo que cada vez debe tener un mayor peso en el ‘mindset’ de un directivo.

Eso suena genial, sí, ¿Pero cómo podemos organizarnos y ser productivos sin sucumbir al exceso de trabajo o que se nos quede atrás tareas que son realmente de valor añadido por estar siempre en la carrera de ‘apagar fuegos’? Para muchos, su primer instinto es crear una lista de tareas. Este es un gran primer paso, pero podemos ir más allá.

Si eres una persona que siempre tiene demasiadas cosas que hacer, y que periódicamente se estresa porque constantemente tiene proyectos para (literalmente) ayer, en esta entrada en el blog de Resulta2 te vamos a guiar para insertar en tu toma de decisiones algo muy valioso: diferenciar entre lo urgente y lo importante.

El principio o matriz de Eisenhower

Aprender a distinguir entre importancia y urgencia es vital para hacer mover la rueda de nuestra organización. Un ejemplo: ¿es más importante hacer algo de escaso valor añadido pero que corre mucha prisa, o pararse a valorar un cambio por ejemplo en el sistema de gestión de la empresa que puede hacer que todo funcione mucho mejor? Una cosa, lo primero, es urgente, pero seguramente no muy importante. Lo segundo, sí que lo es, pero no nos parece urgente, y seguramente sean de esas tareas que se pasan de año a año sin completarse.

El presidente de EE.UU., Dwight D. Eisenhower, hizo esta famosa distinción al afirmar: “Lo que es importante rara vez es urgente y lo que es urgente rara vez es importante”. De ahí viene el término ‘matriz de Eisenhower’, que ahora se aplica en el ámbito de la productividad y la organización laboral.

En primer lugar, definamos lo que queremos decir con cada término.

La importancia es una medida de lo valioso que es algo. En última instancia, se trata de un juicio personal: lo que es muy importante para otra persona puede ser muy poco importante para ti. Por ejemplo, responder a todos mis correos electrónicos puede ser muy importante para un administrativo, pero muy poco importante para un médico.

La urgencia es una medida de la rapidez con la que hay que hacer algo. Suponiendo que el plazo de una tarea sea fijo, se trata en definitiva de un juicio objetivo: lo que hay que hacer mañana es más urgente que lo que hay que hacer dentro de una semana. Por ejemplo, escribir la ponencia de la conferencia de mañana es una tarea menos urgente que escribir la presentación para la reunión con el cliente de mañana.

Una de las razones por las que tendemos a sentirnos abrumados por nuestras tareas es que respondemos de forma natural a la urgencia más fácilmente que a la importancia. Con demasiada frecuencia, trabajamos bajo una presión de tiempo extrema para completar tareas relativamente poco importantes, mientras dejamos que las cosas importantes se hundan. Para empeorar las cosas, cuando trabajamos de esta manera, no obtenemos mucha sensación de logro de las cosas que completamos, porque generalmente no son tan importantes. Ojo a esto último, que es importante 😉

Al priorizar lo urgente, no obtenemos sensación de logro al completar acciones, porque generalmente no son tan importantes

En 1989, el escritor Stephen Covey publicó su famoso libro ‘Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva’. Uno de ellos era una adaptación del Principio de Eisenhower, según el cual cada tarea se clasifica en una de las cuatro categorías siguientes:

  • Importante y urgente
  • Importante pero no urgente
  • No importante pero urgente
  • No importante y no urgente

Según el sistema de Covey, deberíamos abordar las tareas en ese orden, es decir, hacer siempre las cosas importantes antes que las no importantes, independientemente de la urgencia. **Y, dentro de esta separación, dar prioridad a las que son a la vez urgentes e importantes. **

Hay opiniones que dicen que las tareas que acabamos clasificando en el último grupo (ni urgente ni importante) deberían desaparecer de nuestro roadmap.

Aplicando la matriz Importante/Urgente en la práctica

En los últimos años, todo tipo de organizaciones y empresarios individuales han enseñado este modelo a través de programas de formación en gestión. Sin embargo, el sistema tiene una debilidad práctica: implica que la urgencia de una tarea es siempre menos importante que su importancia. Y eso, es la vida real, todos sabemos que a veces no es así.

Pero plantear a todo el equipo de una organización estos niveles de decisión puede ser un gran paso. En otras palabras, de nuevo, es importante hacer que nuestro equipo se involucre.

Plantear en reuniones tomas de decisiones de este tipo ayudará a que toda la organización tenga un rumbo fijo hacia el que moverse, involucrando más a todo el personal y fomentando la toma de decisiones inteligente por el bien global de la empresa.

También es una buena fórmula para saber cuándo debemos delegar algo, tanto desde el punto de vista directivo como de los puestos medios.

En definitiva, incluir el prisma importante/urgente desde luego nos no va a hacer ningún mal, eso desde luego.

Si quieres que desde Resulta2 te ayudemos a implantar metodologías que funcionan y que transformar empresas como esta, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.

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