Hoy toca conversar sobre reuniones con resultados, uno de los temas que más tiempo, energía y calidad en las relaciones de líderes y equipos nos consumen en el día a día
Te traemos hoy un caso práctico, uno de nuestros “caso de aprendizaje” con reuniones eficaces junto a una empresa que ofrece soluciones y servicios de tecnología para sectores como seguridad o transporte. En España tiene algo más de 1.300 empleados, 6 departamentos diferenciados y una cultura de comunicación muy digital pero poco efectiva.
Te contamos los pasos, los resultados (los tangibles e intangiles) y las posibilidades de mejora que hemos detectado.
Además, te daremos 2 tips para que ya puedas empezar a implementarlos en tu equipo. Y por si te interesa profundizar, al final del post te damos algunos datos concretos y reales de este caso de aprendizaje en el sector tecnológico.
Contenido del artículo
Nuestra metodología para generar resultados
Es un “caso de aprendizaje” y no “de éxito” porque siempre hay un margen de mejora, tanto nuestro como del cliente y al final del post te contamos lo que aprendido. Pero vamos a ello: los pasos.
1º Diagnosticamos: la comunicación interna entre equipos necesita un cambio de modelo: casi todo se conversa a través de emails, un formato muy digital. Hay una intención clara por parte de los líderes de los equipos en ser los impulsores de estas nuevas habilidades de comunicación para extenderlas al resto de la compañía.
2º Entrenamos: un plan de desarrollo de estas nuevas habilidades en reuniones eficaces y ágiles con los líderes de equipos de IT, ventas, recursos humanos e innovación (entre otros), los verdaderos impulsores internos de esta transformación cultural en toda la organización.
Se trataba de un cambio tanto en la forma en que convocaban las reuniones, como en la ejecución y el cierre de las mismas. Pero también de entrenar un proceso sistematizado y escalable a todos los equipos a nivel interno y a nivel compañía.
¿Quieres saber qué es (de verdad) una reunión eficaz con resultados?
¿Mejoramos los resultados? Te lo cuenta el cliente…
A partir de la mejora de las habilidades personales de cada ejecutivo y en cómo contagiarlas a sus equipos mejoramos los resultados en la comunicación interna de la compañía y creamos una nueva cultura de reuniones.
Resultados para los líderes
“Estamos muy acostumbrados a trabajar solo por medio del email. He aprendido que el cara a cara es mucho más efectivo e incrementa tus posibilidades de éxito”
“Aplicar técnicas y actitudes más colaborativas, para sentirme más útil y eficiente en las relaciones personales con mis colegas”
“Tener más seguridad en nuestro equipo.»
“A gestionar mejor mis reuniones, sobre todo las convocadas por mí, preparando el objetivo, el para qué y las preguntas más concretas.”
Resultados para los equipos
“El valor del compromiso ante las responsabilidades que nos tocan.”
“Mayor eficiencia en las reuniones de trabajo entre ellos, pero también tratando de «expandir» estas habilidades hacia fuera del departamento.”
“Más proactividad y preparación de las reuniones y tareas.”
“Han cambiado la inseguridad en la reuniones, la perspectiva de ser «mirados mal » al empezar a decir NO.”
TIP 1: Un “para qué claro” de las reuniones facilita la toma colectiva de decisiones y la coordinación de su ejecución
Además de sus testimonios, medimos con KPIs a qué afectó la implantación de reuniones eficaces y ágiles:
- A la circulación de información
- A la cooperación y las posibilidades de éxito de las reuniones
- A la responsabilidad con las tareas a ejecutar a posteriori
Y al compromiso colectivo con el cambio de cultura en comunicación de la organización. Ya valoraréis vosotros el impacto que cambios así podrían tener en vuestra organización.
Así medimos los resultados nosotros….
El cliente quiere ir ahora un paso más allá… ¡ese en nuestro mejor resultado!
Pero las empresas son personas y siempre medimos a cuántas conseguimos entrenar y comprometer con la causa, es decir: ¿a cuántas personas transformamos para transformar la empresa?
En este caso transformamos a la mitad* de los líderes al 100% de compromiso con estas habilidades en reuniones eficaces y ágiles. Para el 92% cumplimos sus expectativas formativas pero la (cruda) realidad es que hubo un 17%* de líderes que ofrecieron resistencia, cosa que en general, siempre pasa con los cambios de cultura en las organizaciones.
Qué aprendimos nosotros y un último TIP práctico
Por nuestra parte en Resulta2, si hubiéramos tenido más tiempo le habríamos dado más importancia a:
- Habilidades específicas para reuniones online o video conferencias
- Técnicas para el control emocional y del lenguaje
- La comunicación hacia arriba de los resultados de las reuniones
TIP 2: Roles rotatorios para una reunión más eficaz: el directivo asume funciones que debe delegar como ser moderador, impulsor o marcar el ritmo.
Preguntas del caso con respuestas reales:
- ¿Has dedicado el tiempo necesario para practicar los entrenamientos propuestos? Sí, en la medida de lo posible 50% / Poco, sé que podría haber entrenado más 33% / La verdad es que no 17%.
- ¿Ha cumplido tus expectativas iniciales? Si 92% / Si, aunque no del todo 8%.
- ¿Te ha ayudado para que te acerques a cumplir tu reto de desarrollo personal? Si 100%.
Si quieres profundizar más en este caso o en cómo lo podríamos implementar en tu empresa consúltanos por el medio prefieras.
