¿Quieres ganar 15 minutos por reunión el resto de su vida? Así empezábamos a hablar del tema reuniones eficientes hace ya 2 meses.
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Resultados que traen las reuniones eficaces (y va en serio)
Y es que las reuniones suelen ser una poderosa herramienta de equipo que no aprovechamos lo suficiente, es más, suelen ser “quita tiempos” y muchas veces excesivamente largas e ineficientes.
Pero verdaderamente ¿podemos cambiarlo? La buena noticia es: si, y la segunda es que te lo contamos en este post.
Implementando estas simples rutinas en nuestras reuniones de equipo y con nuestros clientes hemos conseguido en 2 meses excelentes resultados, y no es un decir:
- Sesiones más productivas, ganando en foco y reduciendo los conflictos
- Con agendas, tiempos y temas a tratar claros y conocidos por todos
- Acciones a realizar y responsables comprometidos con el para qué de la reunión
- Menos duración para ganar tiempo… tiempo gastado en prepararnos, llevar a cabo las tareas ¡o relajarnos!
- Mejor calidad de trabajo (¡y de vida!) y con el resto del equipo
En definitiva, nuestra reflexión es que tener reuniones eficientes es tener reuniones positivas para vosotros como directivos y para vuestros equipos.
Los 4 nuevos hábitos para tener reuniones eficientes
1. Tener un PARA QUÉ de la reunión
No empieces una reunión si no está claro su propósito, esto centrará el foco y la actitud de los asistentes. Déjalo claro en la convocatoria de la reunión y déjalo abierto a que el resto también añadan o aclaren ese propósito. Si te convocan a ti y no está claro el para qué, pregúntalo.
Cómo contagiar este hábito en nuestro vídeo 3min Cómo hacer REUNIONES EFICIENTES (I) – La importancia del PARA QUÉ
2. Poner reuniones de menos TIEMPO
Parece una obviedad pero funciona, siempre y cuando asociéis un tiempo concreto a cada «para qué» de la reunión. Esto os ayudará a dar prioridades a los temas y toma de decisiones. No te olvides de algo importante: que alguien se encargue de gestionar esos tiempos, este rol puede ser rotatorio y así todo el equipo va tomando conciencia de ello en cada nueva reunión.
Es difícil al principio pero te lo explicamos este vídeo 2:30min Cómo hacer REUNIONES EFICIENTES (II) – Reducir los TIEMPOS
3. Decir NO a reuniones no necesarias
Para ello la clave está en conocer qué tipo de reunión es para decidir si se puede resolver con un email o una llamada.
Aclaremos qué tipos de reuniones hay, dentro vídeo 2:30min Cómo hacer REUNIONES EFICIENTES (III) – Qué TIPOS hay y cómo NO TENERLAS
4. Antes de una reunión ¡PREPÁRALA!
Y para esto te facilitamos una checklist que está siendo muy eficiente para nosotros en Resulta2. Esta simple lista te ayuda a verificar 4 temas relacionados con las personas asistentes y 4 temas relacionados con la reunión y el espacio donde tendrá lugar.
Aquí la tienes: la lista completa en un vídeo 3:10min Cómo hacer reuniones EFICIENTES (IV) – La PREPARACIÓN
Y por último ¡PREPÁRATE TÚ!
Resérvate 5 minutos antes de la reunión para recargar energía y centrarte en dar lo mejor al resto del equipo.
Si quieres seguir nuestro hilo sobre reuniones, tienes más artículos aquí.
Anímate a implementar estos 4 hábitos ya en tus próximas reuniones con tu equipo y, si quieres, nos cuentas.
