En ocasiones, las reuniones son muy difíciles de concretar y, una vez que tienen lugar, puedes salir con la sensación de que no se ha adelantado nada. En Resulta2 tenemos algunos trucos para que el 99% de las veces salgas con la sensación de reunión eficiente, productiva y positiva…¿se puede pedir más?
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¿Para qué?
Hay muchos tipos de reuniones. Están las de revisión, las de hacer equipo, las de solventar una incidencia, las de… Hay tantas como queramos que haya, puesto que es fácil buscar una excusa para volver a verse las caras, presencialmente o a través de herramientas como Skype.
Una de las cuestiones más importantes a la hora de abordar una reunión es el «¿para qué?». Sea cual sea la razón, debe hacerse explícita, y compartirse entre las distintas personas que participarán. No es fácil mantener la atención cuando se siente que una reunión no tiene sentido, más cuando se tienen pendientes tareas que realizar y puede verse el evento como un obstáculo en las metas diarias.
Clarificar el propósito de la reunión nos ayudará a poner foco y unificar expectativas.
Diseña una agenda
Puedes llamarlo orden del día. Se trata de la pieza angular de todas y cada una de las reuniones eficaces. Con ella, no te dejarás cosas en el tintero, podréis ir avanzando por distintos temas de forma coherente y habrá una mejor distribución del tiempo entre cada cuestión.
Reserva un tiempo para la reflexión
Cada punto del orden del día debe ser tratado con mimo. Si se ha recogido en un listado, es por algo, y las ganas de seguir con otras cosas no pueden llevarnos a considerar que el análisis es prescindible.
Con la intuición podemos caer en bastantes sesgos y, sin escuchar las opiniones del resto, podemos sobreestimar el grado de acuerdo general. Por todo ello, conviene dejar un tiempo a la reflexión, pensar en el futuro atendiendo a los rasgos que nos identifican hoy.
Revisar opciones y acciones es muy útil. Eso sí, siempre que no se divague y se tenga presente el para qué.
Promueve la participación
Pereza, timidez, un poco del síndrome del impostor/a, un ambiente que no se considera agradable…
¿Piensas que en tu equipo falta participación y que en las reuniones siempre hablan los/as mismos/as? Quizá haya un poco de lo anterior. En lugar de mirar hacia otro lado, piensa en todo lo que se pierde. La divergencia, aunque incómoda, es muy necesaria para una cultura de innovación. Cuestiona si, como líder, estás incentivando que la gente que trabaja en tu equipo se atreva a opinar y compartir sugerencias, dudas o temores. Seguramente te ayude el pensar en las últimas ocasiones que te propusieron algo. ¿Qué hiciste con ello? Una respuesta indiferente o el transformar esa sugerencia en una nueva tarea para quien la enuncia pueden resultar contraproducentes. En cuanto al síndrome del impostor/a del que tanto se habla últimamente, en nuestros cursos online nos enfocamos en distintas softskills que contribuirán a reducirlo.
Acción y compromisos
Las reuniones deben cerrarse comprobando los resultados, para observar si se ha cumplido el para qué. Recapitular las decisiones, compromisos y puntos clave mejorará la percepción de los/as presentes. El feedback y feedforward son grandes aliados para facilitar que las reuniones sean productivas y, para que no se pierda nada de lo que entra en el debate, es muy aconsejable que alguien adopte el rol de ser quien vaya apuntando todo.
En Resulta2 somos expertos/as en innovación y sabemos la importancia de las reuniones en la articulación de una nueva forma de trabajar, en la que la diversidad de quienes componen los equipos de trabajo sea proyectada y sirva para iniciar nuevas acciones con las que diferenciarse. En próximos post, ampliaremos cada uno de los apartados que hemos tratado hoy, para profundizar en medidas concretas y aplicables. Llámanos si no quieres esperar y deseas empezar ya a hacer que, cada minuto invertido, se traduzca en resultados. En nuestros programas de intervención partimos de cada caso específico, desarrollando acciones personalizadas.
