Si una reunión termina con frases como “le hemos dado un buen empujón, ¿qué tal si seguimos otro día?” o, peor aún, comienza con “vamos a reunirnos rápidamente para ver cuándo podríamos discutir sobre este tema”, es decir, para juntarse una vez más, algo falla.
El fin de una reunión es tomar decisiones, que te aportarían unas bases sobre las que trabajar y te evitarían resolver muchas dudas por tu cuenta y riesgo. Un debate relevante, asimismo, puede resultar muy enriquecedor.
La triste realidad es que no todas las sesiones acaban en la toma de una decisión formal, ni favorecen un entorno abierto de debate, y casi siempre se extienden más de lo debido. Entre las consecuencias de ello pueden citarse la desmotivación de la plantilla, la toma de decisiones equivocadas y la pérdida de productividad.
El coste de la ineficiencia
Según expone el Wharton Center for Applied Research en su informe Better Business Meetings, un empleado medio desperdicia 31 horas mensuales en reuniones ineficaces. Según estos cálculos, una empresa con 100 empleados, con un sueldo bruto medio de 40.000 euros anuales y una jornada laboral de 8 horas diarias, durante 22 días al mes, tira a las basura 704.500 euros cada año. Con un sueldo medio de 30.000 euros brutos, el derroche ascendería a 528.400 euros anuales.
Todo esto, a pesar de que, según otro reciente estudio elaborado por la consultora Michael Page, la optimización de costes constituye la primera prioridad de los ejecutivos, seguido de la optimización de procesos.
Libros sobre esta cuestión hay muchos. Reuniones que matan, del autor Patrick Lencioni, es uno de ellos. Lencioni defiende que la preparación previa por parte de todos los asistentes y la delimitación de los temas a tratar es lo que puede convertir una reunión en algo entretenido, estimulante y, sobre todo, útil.
La solución: reuniones delegadas
Las Reuniones Delegadas han sido constatadas durante más de 15 años en el seno de numerosos equipos multiculturales, en varios paises y en secotres de actividad muy diversos. La rotación de las responsabilidades es clave, ya que facilita, en el equipo: el desarrollo de la información, de la delegación, la colaboración, la co-responsabilidd y la repartición del poder de influencia. A largo plazo, los beneficios son extraordinarios, logrando la transformación de la cultura de gestión de la empresa, pasando de dedicar tiempo a realizar tareas a dedicarlo a lograr resultados.
Las reuniones en las organizaciones son una pieza clave en la consecución de resultados. Requieren y facilitan, al mismo tiempo, el trabajo transversal en equipo, la circulación de información, la cooperación, la responsabilidad y el compromiso colectivo con los resultados de la empresa. Por tanto, lograr que estas sean eficaces parece ser un punto clave de las empresas.
[Tweet «Una reunión donde no se toman decisiones y ni se crea un plan de acción…es tiempo perdido»]
En Resulta2 somos conscientes que al mejorar el rendimiento de la reunión, se mejoran los resultados de la organización; por ello abordamos el problema mediante un entrenamiento de los comportamientos y roles necesarios para que las reuniones sean eficaces, logrando:
- La participación de todo el equipo.
- Aumentar el compromiso y la responsabilidad, facilitando la formación de managers y líderes.
- Todo el mundo conoce y respeta los tiempos de la reunión.
- Comenzar con objetivos y terminan con decisiones y planes de acción.
- Mediante la delegación el manager optimiza su agenda y el resto del equipo toma responsabilidad y protagonismo equitativo
Fuente: primera parte del periódico Expansión. Pincha aquí para ver el original.
