Continuando con nuestra saga sobre reuniones de trabajo productivas y positivas, en la que ya hablamos sobre los aspectos más generales a modo de introducción al tema, hoy vamos a hablar de las razones que se hayan detrás de cada reunión.
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Las reuniones de trabajo, el terreno de juego
Se trata del primer paso, la primera regla. Saltársela puede contribuir a otra de esas reuniones que no aportan ideas nuevas ni acciones.
La suma de resultados individuales siempre es interesante, pero, desde las reuniones de trabajo, se busca trascender ese trabajo individual.
Es necesario, para un auténtico progreso, que el equipo camine con una misma misión y visión. De esta forma, cada contribución no será una simple suma, sino que los beneficios serán mucho mayores. Las reuniones de trabajo son el contexto en el que se medirán los avances, surgirá la innovación, se mantendrá la cohesión del equipo y se acotarán las acciones asociándolas a un marco temporal. ¡Casi nada!
La preparación antes de la reunión
«Nos reunimos mañana, es un asunto muy importante». ¿Has escuchado o pronunciado alguna vez esta frase? No tiene que ser un asunto muy importante para que una reunión sea preparada con anterioridad. De hecho, es esencial si valoramos nuestro tiempo.
Antes de una reunión, es vital conocer el objetivo. El fin último de las reuniones es la toma de decisiones. ¿Cuántas reuniones de trabajo te han hecho terminar con sensación de logro? Convocada la reunión partiendo de un objetivo, nos ayudará a tenerlo bien presente el recordarlo al comienzo de la misma. Si comenzamos la reunión de forma automática, aunque hubiesemos definido un propósito, es posible que volvamos a caer en las mismas dinámicas.
No definir, no clarificar el para qué de las reuniones, es como ser un barco a la deriva. Hay multitud de temas a los que puede desviarse la reunión, y la conversación puede ser larga y, aparentemente, llena de contenido… y hacernos terminar de nuevo con esa impresión de que no se ha avanzado.
Reflexionar acerca de las expectativas individuales
Al igual que perspectivas, nos encontraremos con tantas expectativas como miembros del equipo. El momento inicial del encuentro debe ser el momento empleado para vertir todas esas impresiones individuales. Los intereses de cada persona deben hacerse explícitos, ya que nos ayudará a optar por soluciones que satisfagan a todos y todas.
Una vez que las cartas han sido puestas sobre la mesa, volvamos al para qué, que es común. Para orientar el resto del tiempo, establezcamos temas a tratar, duración máxima de los mismos y lo que queremos conseguir.
En resumen: tenemos N personas y N expectativas como inputs. De ellos, debemos extraer 1 equipo y 1 para qué. Fácil, ¿no?
Definir es algo que sólo lleva unos minutos más pero que, al final, nos conduce a resultados, compromisos, decisiones y sensación de satisfacción.
Realismo
Dejar temas de lado para tratarlos en otras reuniones de trabajo es buena idea. Lograrás profundizar más en ellos y evitarás la frustración de saber que tus reuniones son más productivas y, aún así, no puedes llegar a todo.
Ganar en eficiencia no significa llegar a abarcar todo con una sola reunión. Conseguirás, siguiendo estos consejos, reuniones más productivas, pero seguirá siendo necesario hacer unas cuantas de forma periódica.
