Uno de los restos a los que se enfrentan las organizaciones es hacer más rentable el tiempo utilizado en las reuniones diarias, en las que la productividad suele ser bastante baja, con muchas «horas perdidas», dispersión en el objetivo, para salir pensando «no ha servido de nada». Para ello, existen multitud de fórmulas para implementar las reuniones, pero en Resulta2 nos quedamos con unas, las reuniones delegadas. En este post te contaremos qué son, cómo se implementan para que mejores una parte importantísima del día a día laboral.
Contenido del artículo
Características de las reuniones eficaces
Estructuradas, con un propósito definido y explícito y con una duración previamente consensuada. Tenemos claro qué son las reuniones eficaces. Son reuniones en las que sales con un camino marcado, con unas conclusiones documentadas y unos deadline o tiempos límites para cada una de las acciones que se han marcado seguir. Cuando esto no ocurre, es que ese tiempo no ha sido aprovechado como debiera, aunque puedan haberse seguido todos los puntos de la orden del día.
Reuniones ágiles y delegadas
Con este nombre se conoce a la metodología que usamos en Resulta2 para lograr reuniones eficaces. Se persiguen tres objetivos, con el fin último de tener una cultura de organización ágil.
Toma de decisiones
Si estamos aquí, que sea por algo. Hay que partir de la premisa de la toma colectiva de decisiones para poder llegar a tener reuniones eficaces. El momento de juntarse es el momento de debatir, extraer conclusiones, compartir soluciones creativas nuevas… y coordinar la ejecución de las decisiones finales que se hayan adoptado.
Son las situaciones y la necesidad de toma de decisiones las que nos motivan a convocar lo que pretendemos que sean reuniones eficaces.
Delegación sistemática
Las reuniones eficaces las protagonizan equipos enteros, o algunos miembros de estos.
Esto no debe llevarnos a la confusión. El o la líder no puede delegar la toma de decisiones ni implícita ni explícitamente. Debe asumir la responsabilidad de la toma de decisiones, aunque hayan sido en conjunto.
Hay funciones que los/as directivos/as pueden -y deben- delegar:
Participante
Necesitamos diversidad. Es muy positiva, a pesar de plantear retos al hacer el proceso de toma de decisiones más complejo. Debemos valorar e incentivar que cada persona en la sala sea participante. Cada punto de vista personal importa y es clave para unas reuniones eficaces.
Moderador/a o impulsor/a
La energía del equipo irá fluctuando a lo largo de la reunión. Cansancio, ganas de compartir ideas propias, dificultad para mantener la atención, desacuerdos en la visión de la cuestión. Quien actúe de moderador/a puede marcar la diferencia entre reuniones que se traducen a pérdida de tiempo y reuniones eficaces. Su papel es hacer que fluya la reunión.
Empujador/a de las decisiones
Para evitar malentendidos, es necesario que quede constancia de las decisiones adoptadas por el equipo. Esta figura propia de las reuniones eficaces tiene un rol de aclarar las decisiones tomadas, en el sentido de evitar que se queden en el aire y cada persona pueda entender una cosa distinta.
Marcador/a de ritmo
Se trata de alguien que ayudará al equipo a mantener el ritmo en cada secuencia de tiempo planificada. Su objetivo es que la reunión no se alargue por divagaciones que se alejan de los objetivos centrales para lo que se reunió el equipo.
Entrenador/a de la sesión
Esta figura necesita de aprendizaje y un cambio de cultura desarrollado. Tiene quince minutos para indicar a cada componente del equipo pautas de mejora y desarrollo personal en función de lo que haya observado en el curso de la reunión.
La magia tiene truco
Como ves, poco margen queda al azar, y esto de las reuniones eficaces es un auténtico trabajo de equipo. Es un trabajo colectivo que necesita de la circulación de la información, la cooperación, la responsabilidad y el compromiso colectivo con los resultados de la organización.
Los roles no son estables. Para tener reuniones eficaces hay que garantizar que se irán rotando, formalmente, cada uno de los puestos. Así se lograrán equilibrar los roles y cada persona entenderá el papel del resto.
Documentación de la metodología reuniones ágiles y delegadas
Hay cinco documentos que se utilizarán en las reuniones: documento de convocatoria, ficha de toma de decisiones, documento de rotación de roles y las herramientas tecnológicas de cooperación colectiva Matriz R.E.C.I. y Panel Kanban.
En Resulta2 nos gusta esta metodología para garantizar que tendremos reuniones eficaces, y se la enseñamos a aquellas empresas que buscan en nosotros/as la manera de alcanzar nuevos retos y transformar su cultura de organización. Con esta metodología, por otra parte, iremos creando una cultura que se irá perpetuando en el tiempo con el trabajo transversal en equipo. Llámanos y empecemos a trabajar en una organización más ágil, eficaz, innovadora y líquida.
